Extrae el máximo partido a tus herramientas ofimáticas

Cualquier persona que maneje un ordenador dedica una parte de su tiempo a elaborar documentos de trabajo con cualquiera de las soluciones ofimáticas que la industria pone a nuestra disposición. Veamos cómo sacarles el máximo partido.

Truco 1. Pasa archivos Excel a CSV

En ocasiones, es necesario pasar los datos presentes en un documento de Microsoft Excel a un formato más estandarizado como puede ser CSV, ya que éste permite integrarlo, por ejemplo, en aplicaciones web y bases de datos con mayor facilidad.

Para ello, es ideal la aplicación XLS2CSV Converter, que es compatible tanto con los archivos en formato XLS (Microsoft Excel 97 y 2003) como con los archivos XLSX (Microsoft Excel 2007 y 2010). Para que funcione correctamente, has de tener instaladas tanto Microsoft .NET 4.0 como2007 Office System Driver: Data Connectivity Components.

Su funcionamiento es sencillo, selecciona el archivo de Excel que vas a convertir pulsando en el botón Browse de la zona Select the source directory:, mientras que, para indicar el lugar donde dejar el archivo CSV, pulsa en la opción Browse de Select the destination directory:. Tras ello, haz clic en Start conversion y la conversión se realizará automáticamente.

Puedes personalizar su comportamiento pulsando en Settings e indicar algunos aspectos, como el carácter delimitador para los campos, una vez que hayan sido importados desdeDelimeter character:, que, por defecto, es el punto y coma.

Truco 2. Quita el fondo de las imágenes

La llegada de la nueva versión de Office ha traído muchas novedades y una de las que más se aprovechan es la que permite quitar el fondo de las imágenes para colocarlas en los documentos de Excel.

Primero, inserta la imagen en la hoja de cálculo (Insertar/Imagen). A continuación, haz clic con el botón izquierdo sobre la misma y podrás hacer uso de la opción Herramientas de imagen. Justo, a la izquierda de esta opción, aparece el botón Quitar fondo, púlsalo y verás el recorte que Excel cree que es el más adecuado.

En caso de que no te agrade, puedes utilizar los botones de retoque que aparecerán para ir sumando o restando partes a la selección del recorte. El primero Marca las áreas para mantenery el segundo Marca las áreas para quitar. Cuando termines, selecciona Mantener cambios y la imagen habrá sido recortada.

Truco 3. Traduce desde tu hoja de cálculo

Microsoft ha colocado en la última versión de Excel un traductor para que, cuando te encuentres una hoja de cálculo que tenga textos en inglés, no vuelvas a tener que recurrir a una aplicación externa para lograr comprenderla.

Selecciona la casilla que contiene la palabra escrita en otro idioma y, a continuación, pulsa sobre la pestaña Revisar. Una vez hecho, haz clic sobre la opción Referencia, lo que hace que se abra el panel Referencia en la zona derecha de la interfaz del programa. La palabra que estuviese en la casilla seleccionada en la hoja de cálculo se colocará en el campo Buscar: y, justo debajo, tenemos las opciones a través de las cuales configurar que lo que deseamos hacer con dicha palabra es traducirla.

Así, en el menú desplegable que está justo debajo de la palabra que deseamos traducir aparece por defecto Todos los libros de referencia, por lo que tendremos que cambiarlo a Traducción. Ahora, indicaremos el idioma original en De y al que vamos a convertirlo en A. Inmediatamente, obtendremos la traducción debajo del panel.

También es posible utilizar esta funcionalidad para traducir directamente. Para ello, colocaremos la palabra que se va a convertir en Buscar: y pulsaremos la flecha de color verde. Esta herramienta nos permite traducir un máximo de 400 palabras cada vez; por supuesto, cuanto más grande sea el panel de Referencia, más información podrás ver al tiempo de la traducción.

Truco 4. Cambia el tamaño de las pestañas

Las pestañas que indican en qué hoja te encuentras dentro de Excel tienen un tamaño muy pequeño. Este parámetro no puede modificarse desde las opciones de personalización de la aplicación, aunque sí desde las de ajuste de Windows.

Para ello, pulsa sobre el botón Inicio/Panel de control/Apariencia y personalización y haz doble clic sobre Cambiar colores de transparencia en ventanas. Con ello, accedes a una nueva ventana donde tienes que pulsar en Configuración avanzada de la apariencia… Ahora, en el menú desplegable Elemento selecciona Barra de desplazamiento y cambia su valor actual (17) por el que más te convenga dentro de Tamaño (puedes aumentarlo o disminuirlo). Después, pulsa enAceptar.

Truco 5. Documentos sin datos personales

Cuando guardas un archivo en Word, éste almacena información adicional junto al documento (tu nombre, compañía, comentarios, etc.), que puedes ver haciendo clic con el botón derecho sobre el fichero y seleccionando Propiedades/Resumen/Opciones avanzadas.

Para evitarlo, abre un documento de Word, pulsa en el botón de Office y escoge Preparar. Seguidamente, pulsa en Inspeccionar Documento de forma que aparezca una ventana con los detalles: comentarios, revisiones, versiones y anotaciones, propiedades del documento e información personal, entre otros. Déjalos todos seleccionados y haz clic en Inspeccionar. Aparecerá un informe y podrás quitar la información que desees pulsando en Quitar todo. Finaliza pulsando en Cerrar.

Truco 6. Abre archivos en ventanas distintas

Microsoft no tiene habilitada la posibilidad de abrir varios libros en diferentes ventanas de Excel, algo tremendamente práctico en estos tiempos de enormes monitores panorámicos. Para cambiar este comportamiento, basta con modificar algunas claves del Registro. Para entrar en el mismo, pulsa la tecla Windows + R (se abrirá un cuadro con la función Ejecutar), escribe regedity haz clic en OK.

Ahora, navega hasta HKEY_CLASSES_ROOT\Excel. Sheet.12\Shell\Open, haz clic con el botón derecho sobre la clave ddeexec y elige Eliminar. A continuación, entra en la clave command, haz clic con el botón derecho en el valor command y elige Eliminar. Haz doble clic sobre el valor (Predeterminado) y, al final del mismo, añade un espacio y luego “%1” (con las comillas, debe quedar así: C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE” /e “%1”).

Tras esto, solo queda realizar una segunda secuencia. Ahora, despliega la claveHKEY_CLASSES_ROOT\Excel. Sheet.8\Shell\Open. De nuevo, elimina la clave ddeexec (botón derecho/Eliminar). Haz clic con el botón derecho en el valor command y elige Eliminar. Y, una vez más, añade un espacio y luego “%1” (con las comillas, deberá quedar: C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE” / e “%1”) en el valor (Predeterminado). Para finalizar, cierra el Editor del Registro y, desde este momento, si haces doble clic sobre dos o más archivos XLS o XSLX, se abrirán dos ventanas diferentes.

Truco 7. Guarda los ficheros en un formato compatible

No todos nuestros amigos utilizan las últimas versiones de Microsoft Word (2007 y 2010), por lo que en ocasiones no pueden abrir los documentos que les enviamos (son guardados de forma predeterminada en formato .docx). Para asegurar que tu documento podrá abrirse en versiones anteriores, es preciso que configures la forma en que guardas los documentos para dotarlos de la máxima compatibilidad. Es sencillo.

Primero haz clic en el botón de Office (parte superior izquierda) y selecciona Opciones de Word. A continuación, pulsa en Guardar y localiza Guardar archivos en formato: . Allí indica Documento de Word 97-2003 (*.doc) en lugar de Documento de Word (*.docx). Aprovechando que te encuentras aquí, puedes configurar el tiempo de autorrecuperación. Localiza Guardar información de Autorrecuperación cada e indica el número de minutos tras los que se creará un punto de guardado. Ahora, solo tienes que pulsar en el botón Aceptar y, desde ese instante, podrás intercambiar documentos de Word sin problemas.

Truco 8. Numera las páginas en OpenOffice

Cuando se imprimen documentos de varias páginas (como puede ser archivos de texto) resulta vital insertar los números de páginas en todos ellos para saber el orden que llevan una vez impresos. En el caso de un documento elaborado con el procesador de textos deOpenOffice, Writer, haremos lo siguiente. Con el documento abierto, pulsa en Insertar/Pie de página y en la única opción que aparece, es decir, Predeterminado. Después, pincha con el botón izquierdo del ratón sobre el pie de página y, con este activo, escogeInsertar/Campos/Número de página.

De forma automática, todas las páginas del documento estarán numeradas y podrás imprimirlo sin ningún problema. Si creas otra página, es­ta se numerará automáticamente.

Truco 9. Une varios archivos PDF

La herramienta profesional de Adobe para combinar documentos PDF (Acrobat Professional) es muy costosa si tu único propósito es el de unir documentos PDF para crear un solo fichero, no obstante, utilizando PDF Creator puedes conseguirlo de forma muy cómoda.

Tras instalarla, abre los documentos PDF que quieras juntar en un único archivo con la ayuda de Acrobat Reader y comienza a imprimir todos ellos, pero, en lugar de hacerlo en la impresora física, tienes que seleccionar PDFCreator como impresora virtual de destino. Es sencillo, con un documento PDF abierto en Acrobar Reader pulsa en Archivo/Imprimir y en la opción Nombre: (de la ventana de impresión) selecciona la impresora PDFCreator y pulsa en Aceptar.

Con ello, te aparecerá la ventana de PDFCreator donde tienes que pulsar en el botón Poner en cola de impresión. Repite esta operación por cada archivo a unir y, en la ventana Monitor de impresión PDF, se irán añadiendo uno a uno todos los que desees. En dicha ventana, selecciona con el ratón los archivos que van a formar parte del documento único (haciendo clic sobre ellos y manteniendo pulsada tecla Mayús). Selecciona Documento/Combinar e indica dónde guardar el resultado. Ahora, ya puedes almacenar el fichero resultante, el que contiene todos tus archivos PDF, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre él y pulsando enGuardar. Con las flechas negras decide el orden de los documentos antes de la impresión.

Truco 10. Cambia la orientación de algunas páginas

Cuando realizo documentos de texto con Word e intento cambiar la orientación de una página, las opciones que da el programa pasan por ser muy limitadas, tan solo Vertical y Horizontal, y la selección que se realiza afecta por igual a todas las páginas del documento. Para poner algunas páginas en formato horizontal dentro de un documento vertical, sin que ello afecte al resto de las páginas, puedes hacer uso de este simple pero efectivo truco que se basa en el uso de saltos página.

Supongamos un ejemplo: tenemos un documento de tres páginas en las que necesitamos que la segunda esté en formato horizontal. Bien, pincha con el ratón en la parte final de la última línea de la página que precede a la que se desea rotar. Seguidamente, pulsa en la pestaña denominada Diseño de página y en el menú Saltos. En Saltos por sección, haz clic en Página siguiente. Acto seguido, sitúate en la parte final de la última línea de la página que quieres colocar en posición horizontal y pulsa en Diseño de página/Saltos/Saltos por sección/Página siguiente).

Para concluir, haz clic sobre cualquier lugar de la pagina que quieres rotar y pulsa en la pestañaDiseño de página, después en el menú Orientación y, para concluir, elige la opción Horizontal. Listo, repite esta operación con cuantas páginas desees en tus documentos.

Truco 11. Gráficos SmartArt en Word 2010

SmartArt es el componente de Office que permite agregar gráficos y organigramas de toda clase a nuestros documentos al más puro estilo PowerPoint. Lo bueno es que este complemento ha recibido interesantes mejoras para lograr resultados más impactantes que nunca. Para insertar uno de sus gráficos, solo hay que acudir a la pestaña Insertar y pinchar sobre SmartArt.

Lo que nos aparecerá a continuación será una ventana en la que se recogen listadas las diferentes clases de gráficos que podemos utilizar en nuestro documento de Word.

Especialmente interesante es el apartado Imagen, donde veremos los tipos de gráficos sobre los que podremos insertar nuestras propias imágenes. De esta manera, será factible elaborar gráficos no solo con textos personalizados, sino con fotos o iconos que nos permitan representar conceptos, productos, etc.

Truco 12. Tu presentación en vídeo

Una posibilidad sorprendente para distribuir las presentaciones de PowerPoint 2010 es la opción de crear un vídeo con nuestras diapositivas, incluyendo narraciones y todos los efectos, animaciones y recursos que hubiéramos diseñado para la presentación original.

Para ello, una vez que tengamos terminada la presentación, acudiremos a Archivo/Guardar y enviar/Crear un vídeo. Lo que veremos en la pantalla que se lanza son dos tipos de opciones. Primero, la que nos permite indicar la calidad del vídeo, que puede ir desde la máxima resolución para pantallas HD con 960 x 720 puntos, hasta la versión en 640 x 480 para DVD y distribución por Internet, o la de 320 x 240 pensada para dispositivos móviles de pequeño tamaño.

La segunda alternativa nos deja elegir entre incluir o no las narraciones de las diapositivas, pudiendo grabarlas directamente pinchando sobre Grabar intervalos y narraciones. Cuando tengamos los parámetros anteriores ajustados, simplemente pincharemos sobre Crear vídeo, lo que dará inicio a un proceso que, según nuestra presentación y la resolución elegida, puede durar bastante tiempo en completarse.

Truco 13. Impresión con Word 2010

Las opciones de impresión de Word 2010 son realmente diferente a lo anterior. Si pinchamos sobre el menú Archivo y vamos a la opción Imprimir podremos ver una interfaz totalmente renovada que nos muestra de un vistazo la impresora seleccionada, las opciones elegidas para el documento y su previsualización.

Además, cabe la oportunidad de realizar diferentes ajustes de manera directa sin tener que recurrir al controlador de la impresora. Con todo, para situaciones donde necesitemos ajustes más avanzados, tenemos acceso a las Propiedades de la impresora y su controlador, así como a la ventana de Configurar página desde la que decidir los márgenes, tamaño de papel, etc.

Truco 14. Retransmisión en directo

La nueva capacidad para retransmitir una presentación en directo a través de Internet sin tener más que nuestro PC y una conexión a la Red ha sido una de las grandes innovaciones dePowerPoint 2010. Únicamente necesitaremos una cuenta gratuita en Windows Live, tras lo que podremos organizar una presentación on-line con gran facilidad, utilizando cualquier sistema de multiconferencia (como Skype) para organizar reuniones virtuales a coste y complejidad mínimas.

Para comenzar una transmisión, guiaremos nuestros pasos hasta Archivo/Guardar y enviar/Difundir presentación de diapositivas/Difundir presentación de diapositivas, tras lo que se iniciará un asistente con nuestra cuenta Windows Live que cargará la presentación en el servicio de difusión de Microsoft, algo que, según el tamaño y complejidad del archivo, puede llevar bastante tiempo. Después, se nos presentará una ventana con un enlace que podremos copiar/pegar en cualquier correo electrónico para enviárselo a nuestros asistentes. En este sentido, nuestros espectadores no tienen más que pulsar sobre ese link para que se les abra una página web donde irán viendo las diapositivas exactamente igual que si estuvieran delante de nuestro PC, actualizándose a medida que avanzamos por la presentación.

Truco 15. Múltiples usuarios, un solo documento

Uno de los aspectos que más ha mejorado en el servicio Google Docs (la solución de Google para los documentos, hojas de cálculo y las presentaciones) es el trabajo colaborativo entre varias personas sobre un mismo documento y en tiempo real. Así, una vez compartido un documento con otros usuarios, estos pueden trabajar sobre él de manera simultánea sin ningún tipo de restricción, viendo en todo momento qué y dónde está escribiendo cada uno.

Cuando esto ocurre, se coloca una marca de color sobre la parte del texto que está modificando cada persona, pudiendo ver en tiempo real cómo añade o elimina texto. Además, en la derecha, si pinchamos sobre el cuadro de información que nos indica que otros usuarios tienen abierto el documento, se desplegará una ventana en la que podemos chatear con ellos. Esto es un importante avance que antes no existía y que sin duda supone un gran paso adelante frente a otras soluciones de trabajo colaborativo más caras y complejas.

fuentes:PCactual

 

 

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